Споры о том, является ли гражданско-правовой договор бухгалтерским первичным документом или нет, идут давно. Приравнивание договора к первичному учетному документу может повлечь налоговые споры.

Это потребует от бухгалтеров значительных временных затрат, а от компаний – расходов на ведение судебных дел и, возможно, уплату недоимок и штрафов.

Давайте разберемся, можно ли считать договор первичным учетным документом.

От того, к какой группе причислен конкретный вид документа, зависят правила его оформления, хранения, использования. Работа с бухгалтерскими документами достаточно жестко регламентирована, и теперь предпринимаются попытки причислить к ним гражданско-правовые договоры. Кому и зачем это нужно? К каким последствиям это может привести?

В чем суть проблемы?

Споры о том, является ли гражданско-правовой договор бухгалтерским первичным учетным документом или нет, идут давно, и в среде специалистов сосуществуют одновременно две точки зрения. И как ни удивительно, обе опираются на действующие законодательные нормы.

В среде финансистов и бухгалтеров преобладает мнение о том, что гражданско-правовой договор не является первичным учетным документом, поскольку:

1. гражданско-правовой договор говорит лишь о том, на каких условиях стороны договорились сотрудничать, а уже последующие документы фиксируют, когда и как эти договоренности реально выполнялись (например, накладная документирует отгрузку товаров; акт – выполнение работ, оказание услуг; платежное поручение – перечисление денег и т.д.);
2. в бухгалтерском учете эти специалисты отражают проводками как раз данные факты хозяйственной жизни организации. К тому же исполнение договорных обязательств на практике может пойти не по намеченному сценарию, например:

• оплату заказчик сделает не единовременно (как договаривались), а несколькими траншами;
• оплата по договору должна была поступить, но деньги так и не пришли, и т.д.

Во всех случаях бухгалтерский учет отразит реальное положение дел, а не то, что первоначально предполагалось.

Сторонники данной точки зрения апеллируют в основном к отмеченным в следующей цитате знаком «–» частям статьи 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете).

Статья 3 Закона о бухучете

Статья 9 Закона о бухучете

Юристы придерживаются иной точки зрения (опираясь на положения, отмеченные в цитате из Закона о бухучете знаком «+») и предпочитают относить гражданско-правовые договоры к первичным учетным документам.

Дело в том, что в теории гражданского права договоры делятся на:

• консенсуальные – содержат договоренности о будущем взаимодействии (например, договор поставки или купли-продажи), потому обычно в их преамбуле используется формулировка «Стороны обязуются…». Как правило, они вступают в силу с даты достижения соответствующих договоренностей;
• реальные – вступают в силу с момента передачи имущества (например, договор займа или аренды транспортного средства, договор хранения). В преамбуле такого договора может быть написано: «По договору аренды транспортного средства с водителем арендодатель предоставляет…». И тут ситуация двоякая: во-первых, в ряде случаев потом все равно составляется документ о факте выполнения действия (например, платежка на перевод заимствованных денег, акт или квитанция на передачу имущества на хранение); во-вторых, например, договор аренды транспортного средства может быть составлен так, что прямо в нем арендодатель расписывается в получении автомобиля, и тогда договор становится и документом, фиксирующим факт его исполнения (по крайней мере какой-то начальной операции).

То есть юристы знают о том, что договор может фиксировать свершившийся факт хозяйственной жизни. И более того, в п. 8 ст. 3 Закона о бухучете прямо сказано, что сделка – это тоже факт хозяйственной жизни. При этом принимаются во внимание еще два обстоятельства:

• руководитель организации сам решает, какие документы будет использовать его компания в качестве первичных учетных (ч. 4 ст. 9 Закона о бухучете);
• в первичных учетных документах должны присутствовать обязательные реквизиты (их конкретный перечень зафиксирован в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете), в гражданско-правовых договорах они как раз присутствуют.

Разные мнения по поводу одного и того же вопроса можно было бы оставить на откуп теоретикам, если бы не «особое положение» бухгалтерских документов в нашем правовом поле. Этот вопрос имеет серьезные последствия для деловой деятельности организаций.

Например, акционер может затребовать у акционерного общества (АО) определенные документы для ознакомления в помещении АО либо их копии в свое пользование (они перечислены в п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Закон об АО)).

Исключение составляют документы бухгалтерского учета и протоколы заседаний исполнительного органа АО – к ним доступ имеют только акционеры, обладающие не менее 25% голосующих акций. См. цитаты из этого закона далее. За непредставление документов по запросу акционера обществу грозит серьезный штраф от 500 000 до 700 000 рублей на основании ч. 1 ст. 15.

19 КоАП РФ, дополнительно могут быть оштрафованы (или даже дисквалифицированы) должностные лица АО.

Пункт 1 статьи 89 «Хранение документов общества» Закона об АО

Пункт 1 статьи 91 «Предоставление обществом информации акционерам»

Фрагмент документа

Часть 1 статьи 15.19 «Нарушение требований законодательства, касающихся представления и раскрытия информации на финансовых рынках» КоАП РФ

Фсбу 27/2021: как теперь работать с документами и документооборотом

До 2021 года в РФ не было специального нормативного акта, посвящённого документам и документообороту в бухгалтерском учёте.

Теперь такой стандарт появился — это новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте». Мы сделали обзор нового стандарта — проверьте, всё ли вы делаете правильно.

В конце статьи — видео с вебинара Алексея Иванова и Людмилы Архипкиной по применению нового стандарта.

Когда начнёт действовать ФСБУ 27/2021 и кто должен его применять

Новый стандарт в общем случае будут обязаны применять все экономические субъекты, действующие на территории РФ и обязанные вести бухучёт. Это все юридические лица, которые созданы в соответствии с российским законодательством.

Индивидуальные предприниматели и частнопрактикующие специалисты, например, нотариусы и адвокаты, имеют право не вести бухгалтерский учёт.

Это же относится и к структурным подразделениям иностранных компаний, которые действуют на территории РФ (п. 2 ст. 6 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Поэтому на иностранных бизнесменов и российских индивидуальных предпринимателей ФСБУ 27/2021 в общем случае не распространяется.

Ещё два исключения.

1. ФСБУ 27/2021 не должны применять бюджетники.
2. Финансовые организации могут не применять отдельные положения ФСБУ 27/2021, если инструкции ЦБ по оформлению бухгалтерских документов содержат положения, отличные от ФСБУ 27/2021.

На новый стандарт нужно перейти не позднее 1 января 2022 года. Добровольно начать применять ФСБУ 27/2021 можно уже в 2021 году (п. 2 приказа Минфина от 16.04.2021 № 62н).

Что относится к документам бухгалтерского учёта

Новый стандарт распространяется на две категории документов.

1. Первичные учётные документы, которые предназначены для отражения отдельных фактов хозяйственной жизни. Факты хозяйственной жизни (ФХЖ) — это любые сделки, события или операции, которые приводят к изменению финансового положения компании. Например, отгрузка товаров или продукции, начисление зарплаты, уплата налогов.
2. Регистры бухучёта, которые служат для накопления и обобщения информации о ФХЖ, доходах, расходах, активах и пассивах компании. Всё перечисленное — это объекты бухгалтерского учёта.

Далее, говоря о бухгалтерских документах, будем иметь в виду как первичку, так и учётные регистры.

Как оформлять документы по новому ФСБУ

В общем случае бухгалтерские документы нужно составлять на русском языке. Документы, которые составлены на иностранном языке, должны содержать построчный перевод на русский.

Все денежные величины в документах отражают в рублях. Если операция отражена в валюте, нужно одновременно указать её сумму в валюте и в рублях. Пересчитывать сумму в рубли нужно по официальному курсу ЦБ РФ на дату операции.

Дата документа — это дата его подписания ответственным лицом. Если документ составлен не в момент совершения ФХЖ, нужно указать две даты: дату самого ФХЖ и составления документа.

Если документ составлен не сразу на основе ФХЖ, а на основании другого (оправдательного) документа, то в итоговом документе должна быть информация, которая позволяет идентифицировать оправдательный документ. Обычно это наименование, дата составления и номер.

В отдельных случаях можно оформлять один документ на несколько ФХЖ или на определённый период.

1. При отражении в учёте нескольких связанных или повторяющихся ФХЖ, например, периодических отгрузок по одному договору.
2. При оформлении нескольких биржевых сделок, заключённых одним участником торгов.
3. При отражении длящихся ФХЖ, например, начислении амортизации или процентов.

При составлении обобщённых первичных документов организация сама определяет их периодичность с учётом особенностей конкретной операции. Документ можно составлять раз в квартал, месяц, неделю, сутки.

Например, если по договору проходят 2-3 однотипные отгрузки в месяц, то достаточно составлять итоговый документ ежемесячно.

А если таких отгрузок в месяц будет 20-30, логичнее перейти на еженедельное оформление.

В любом случае обобщённый первичный документ нужно составлять на каждую отчётную дату. В зависимости от требований закона и принятых на предприятии регламентов это может быть конец месяца, квартала или года.

Требования к регистрам бухучёта

Систему учётных регистров нужно организовать так, чтобы соблюдались основные принципы бухучёта.

1. Полнота. Все пользователи должны иметь возможность получить из данных бухучёта необходимую им информацию. Это, в первую очередь, собственники бизнеса и руководители, а также внешние пользователи: инвесторы, банки, контрагенты, государственные органы.
2. Хронологическая и систематическая запись. Объекты бухучёта нужно отражать в документах последовательно и группировать в соответствии с их экономическим смыслом.
3. Аналитический и синтетический учёт. Все бухгалтерские данные нужно отражать как в разрезе отдельных объектов, так и обобщённо, исходя из экономического смысла операции. Например, при начислении зарплаты аналитический учет нужно вести по кредиту счета 70 в разрезе работников. А итоговую сумму начисленной зарплаты затем следует распределить между счетами по учёту затрат в зависимости от категории работников.
4. Системность. Все данные бухучёта должны быть связаны между собой. Данные аналитического учёта должны соответствовать итоговым записям по синтетическим счетам, а данные учётных регистров — строкам бухгалтерской отчётности.
5. Обоснованность и достоверность. Все бухгалтерские записи должны в точности соответствовать первичным документам и отражать объекты бухучёта без пропусков.
6. Своевременность. Данные нужно своевременно отражать в бухучёте, чтобы оперативно предоставлять текущую информацию пользователям и формировать отчётность в установленные сроки.
7. Юридическая значимость. Бухгалтерские документы должны выступать в качестве подтверждения хозяйственных операций. Для этого они должны содержать необходимые реквизиты, предусмотренные ст. 9 и 10 закона № 402-ФЗ: сведения о компании, дату, суть операции, денежное измерение и подписи ответственных лиц. А отдельные виды документов, например, кассовые и банковские, должны строго соответствовать установленным формам.

Как составлять и подписывать бухгалтерские документы

При оформлении бухгалтерских документов на бумаге следует учитывать то, что их затем нужно будет хранить в течение длительного срока.

Минимальный срок хранения бухгалтерских документов и отчётности составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Но для отдельных видов документов этот период может быть намного длиннее.

Например, документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты, нужно хранить 50 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=_Nkd4ExiTN8\u0026t=196s

Поэтому записи в документах нужно проводить такими средствами, чтобы они были читаемы и через длительное время. Обычно для этого используют чернила, краску или шариковую ручку. Нельзя заполнять бухгалтерские документы простым карандашом.

Подписывает бухгалтерские документы руководитель компании, а также те сотрудники, которым он предоставил такое право. Это может быть заместитель руководителя, главбух и т.д.

При подписании электронного документа организация в общем случае может использовать один из трёх видов электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная (УНЭП) или усиленная квалифицированная (УКЭП). Простую электронную подпись на практике применяют редко, т.к. она не обеспечивает защиту документа от изменений.

Выбор между УНЭП и УКЭП зависит от требований закона, внутренних регламентов компании, а также договорённостей с контрагентами и сотрудниками. Например, при заключении, изменении или расторжении трудового договора в электронном виде работодатель обязательно должен использовать УКЭП. А другие кадровые документы (приказы, распоряжения и т.п.

) можно по согласованию с работником заверять и подписью более низкого уровня защиты (ст. 312.3 ТК РФ).

Если бухгалтерский документ сформирован в электронном виде, то учётная программа должна позволять распечатать бумажную копию.

Как вносить исправления в бухгалтерские документы

При исправлении бумажного бухгалтерского документа запись нужно сделать таким образом, чтобы были видны и неверные, и исправленные данные.

Для этого ошибочную информацию нужно аккуратно зачеркнуть и написать сверху правильные данные.

Рядом следует написать «Исправлено», поставить дату и заверить исправление подписями ответственных за составление документа лиц с указанием их ФИО и должностей.

Нельзя исправлять бухгалтерские документы с помощью подчисток, замазываний и других подобных способов, которые скрывают исходный текст.

Электронный бухгалтерский документ можно исправить путём замены на новый, составленный без ошибок. В новом документе следует проставить дату исправления, а также отметку о том, что документ составлен взамен ошибочного.

Исправленный документ нужно заверить электронными подписями тех же должностных лиц, которые подписали исходный.

Программное обеспечение должно быть настроено так, чтобы исходный и исправленный электронные документы можно было использовать только совместно.

В регистре бухучёта исправления также можно делать с помощью корректирующих проводок.

1. Запись со знаком минус (сторно), если была ошибочно сделана лишняя проводка.
2. Дополнительная запись, если изначально операция была отражена в учёте не полностью или вообще отсутствовала.

Как хранить бухгалтерские документы

Бумажные документы нужно хранить в виде подлинников, а электронные — в виде записей в информационной базе. Документы следует хранить в том формате, в котором они были составлены изначально.

В частности, нельзя перевести бумажный документ для хранения в электронный вид.

Точнее, можно сделать цифровую копию, но при этом подлинником все равно будет считаться бумажный документ и его нельзя уничтожать до окончания установленного срока хранения.

В обратной ситуации действует то же правило: если документ изначально был составлен в электронном формате, то нельзя распечатать его для хранения, подписать, а затем удалить электронную версию из базы.

В общем случае хранить бумажные документы и размещать электронные базы данных нужно на территории РФ. Компании, которые работают за рубежом, должны обеспечить хранение документов в соответствии с законодательством стран, где они ведут деятельность.

Порядок доступа к бухгалтерским документам для внутренних и внешних пользователей определяет руководитель организации. При каждом получении доступа к бухгалтерской информации об этом следует проинформировать лицо, ответственное за ведение учёта. Обычно это или штатный главбух, или аутсорсинговая компания, или бухгалтер-фрилансер.

Как организовать документооборот

Движение бухгалтерских документов в компании нужно организовать таким образом, чтобы обеспечить следующее.

1. Своевременную передачу первичных документов в бухгалтерию. За это отвечают должностные лица, которые составили и подписали тот или иной документ.
2. Своевременную регистрацию ФХД и других объектов учёта, составление учётных регистров и формирование на их основе бухгалтерской отчётности.
3. Защиту информации, содержащейся в бухгалтерских документах, от несанкционированного доступа.

Фсбу 27/2021 в деталях

Подарок для наших читателей — запись вебинара по применению ФСБУ 27/2021. Два часа подробного разбора новаций стандарта, конкретных примеров и ответов на вопросы! Спикеры — известные эксперты в бухгалтерии и участники разработки новых ФСБУ:

1. Алексей Иванов — директор по знаниям и развитию учётной системы интернет-бухгалтерии «Моё дело». 
2. Людмила Архипкина — ведущий методолог по бухгалтерскому учёту и налогообложению интернет-бухгалтерии «Моё дело».

«Первичка», или первичные документы бухучета: как их составить и исправить

«Первичка», или первичные документы бухучета: как их составить и исправить

Термин «первичка» знаком, пожалуй, каждому бухгалтеру. Однако четко определить, какие именно документы относятся к первичным учетным документам, бывает сложно даже для специалистов со стажем.

Путаницы добавляет еще и то, что для целей бухгалтерского и налогового учета может потребоваться разный набор документов.

Так что же такое первичный документ бухучета? По какой форме его составить? Как внести в него исправления? Давайте разбираться.

Общим термином «первичные документы» принято называть любые документы, которые подтверждают осуществленные налогоплательщиком сделки.

В данном случае речь идет о сделках, связанных с хозяйственной деятельностью организации и имеющих определенный экономический эффект.

Под первичными документами понимается как бухгалтерская «первичка», так и документы, необходимые для налоговых целей (то есть для подтверждения расходов, вычетов, льгот и т.п.).

Бесплатно вести бухгалтерский и налоговый учет в веб‑сервисе

Непосредственно для целей бухгалтерского учета используется более узкое понятие «первичный учетный документ». Именно такая формулировка содержится в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В данной норме сказано, что первичный учетный документ необходимо составлять на каждый факт хозяйственной жизни организации непосредственно при его совершении, а если это невозможно, то сразу после его окончания.

Для указанных целей под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона о бухучете).

Далее в Законе о бухучете говорится, что первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в электронной форме (п. 5 ст. 9 Закона о бухучете).

Здесь же приводятся обязательные реквизиты, которые должны быть в каждом таком документе (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете).

Кроме этого, указывается, что первичный учетный документ является основанием для отображения содержащихся в нем данных в регистрах бухгалтерского учета (п. 3 ст. 9 Закона о бухучете).

При этом первичный учетный документ может также подтверждать расходы для налоговых целей. Ведь в пункте 1 статьи 252 НК РФ (который применяется при УСН на основании п. 2 ст. 346.16 НК РФ) сказано, что каждый расход должен быть подтвержден документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Закон о бухучете является частью законодательства РФ.

А значит, первичный учетный документ, оформленный по правилам статьи 9 Закона о бухучете, может стать основанием для формирования налоговых регистров. При этом чиновники не возражают против того, чтобы бухгалтерская «первичка», подтверждающая расходы, была составлена в электронном виде (письма ФНС России от 06.02.14 № ГД-4-3/1984@ и Минфина России от 13.09.18 № 03-03-06/1/65618).

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Входящие бесплатно

Обязательные реквизиты бухгалтерской «первички»

Теперь перейдем к нюансам оформления первичной учетной документации. Как уже говорилось, в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете содержится перечень обязательных реквизитов бухгалтерской «первички».

Отсутствие хотя бы одного из них лишает документ статуса первичного учетного документа. Поэтому важно отслеживать наличие в документе всех обязательных пунктов.

Чтобы это было проще сделать, в документе следует выделить три части: вводную, содержательную и заключительную. Каждую часть нужно проверить отдельно.

Так, во вводной части бухгалтерской «первички» должны быть указаны следующие сведения: наименование и дата составления документа, а также наименование лица (организации или ИП), от имени которого составлен документ.

Далее следует содержательная часть первичного учетного документа. В ней необходимо отразить суть факта хозяйственной жизни (выплата или прием денег, передача или прием имущества и т.п.) и привести соответствующие измерители (натуральные или денежные). При этом обязательно следует указать единицы измерения (рубли, доллары США, килограммы, тонны, штуки и т.п.).

Наконец, в заключительной части «первички» нужно отразить данные ответственного лица.

А именно: наименование должности, фамилию и инициалы лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо лица, ответственного за оформление свершившегося события.

Завершается оформление первичного учетного документа проставлением подписи ответственного лица. Если ответственных лиц несколько, то должны быть указаны данные все этих лиц и проставлены их подписи.

Формировать накладные, акты, счета-фактуры и вести бухгалтерию в веб-сервисе для ИП

По правилам пункта 4 статьи 9 Закона о бухучете, формы первичных учетных документов, которые применяются организацией, утверждает непосредственно ее руководитель (за исключением организаций государственного сектора). Требования об обязательном применении унифицированных форм в Законе о бухучете больше нет.

Таким образом, в каждой организации необходимо определить перечень первичной учетной документации, а затем приказом по компании утвердить формы этих документов. Формы «первички» можно разработать полностью самостоятельно («с нуля»), а можно взять за основу соответствующие унифицированные формы.

Также не запрещено указать в приказе, что в компании будет применяться та или иная унифицированная форма без каких-либо изменений или дополнений.

В одной и той же организации допустимо использовать все вышеперечисленные варианты (например, можно прописать, что какие-то документы будут оформляться по «своим» формам, а остальные — по унифицированным). Главное, чтобы соблюдались два условия. Первое: формы «первички должны быть утверждены руководителем организации.

И второе: в каждой утвержденной форме должны содержаться все обязательные реквизиты первичного учетного документа. Заметим, что в форме документа могут быть отражены только лишь обязательные реквизиты, либо обязательные и дополнительные реквизиты (письмо Минфина России от 04.02.15 № 03-03-10/4547, доведено до налоговых органов письмом ФНС России от 12.02.15 № ГД-4-3/2104@; см.

«Минфин напомнил основные требования к первичным учетным документам»).

Однако в некоторых случаях использовать самостоятельно разработанные формы первичной документации не получится.

Например, обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (информация Минфина России от 04.12.12 № ПЗ-10/2012).

В частности, только по унифицированным формам можно создавать приходные и расходные кассовые ордера (КО-1 и КО-2), кассовую книгу (КО-4), книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5), а также расчетно-платежные и платежные ведомости (Т-49 и Т-53).

Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде

Счет-фактура и договор: являются ли они «первичкой»?

Отдельно остановимся на документах, которые часто относят к первичным учетным документам, хотя на самом деле они таковыми не являются. Речь идет о счетах-фактурах и договорах.

Как известно, счет-фактура необходим для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Соответственно, цель создания этого документа не соответствует цели составления бухгалтерской «первички».

Счет-фактура не является основанием для отражения каких-либо данных в регистрах бухгалтерского учета.

Также нужно учитывать, что счет-фактура составляется не во время совершения хозяйственной операции и даже не сразу после ее завершения, а в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (сдачи работ, услуг) либо с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Сформировать накладные и счета‑фактуры в веб‑сервисе для ведения учета и сдачи отчетности

Но в то же время реквизиты отгрузочного счета-фактуры во многом совпадают с реквизитами первичного документа на передачу покупателю (заказчику) товаров (работ, услуг).

Поэтому ФНС России разработала универсальный передаточный документ, в котором помимо сведений из счета-фактуры есть дополнительные реквизиты, характерные для первичного учетного документа (приложение № 2 к письму ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@).

Руководствуясь правилами Закона о бухучете, универсальный передаточный документ следует составить во время совершения операции или сразу после ее завершения. Только в этом случае УПД, содержащий в себе показатели счета-фактуры, будет расцениваться как первичный учетный документ. Обычный счет-фактура к «первичке» не относится.

Обмениваться с контрагентами УПД и счетами‑фактурами через интернет с 25%-ной скидкой Входящие бесплатно

Аналогичная ситуация и с договором — сам по себе он не является первичным документом для целей бухгалтерского учета. Ведь договор — это всего лишь перечень обязательств сторон. Факт заключения договора, как правило, не подтверждает совершение хозяйственной операции, а говорит лишь о намерениях сторон совершить такую операцию.

Другими словами, договор является документом бухгалтерского учета, который фиксирует возникновение, изменение и прекращение обязательств (п. 3 ст.

5 Закона о бухучете), но не фиксирует факт хозяйственной жизни и его содержание (п. 1 ст. 5 Закона о бухучете). В связи с этим, он не может быть признан первичным учетным документом.

Поэтому одного договора, подписанного сторонами, недостаточно для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций.

Бесплатно составлять договоры в Контур.Эльбе по готовым шаблонам

В то же время договор может быть признан первичным учетным документом, если он составлен непосредственно при совершении хозяйственной операции, содержит все необходимые реквизиты «первички» и утвержден в качестве таковой руководителем организации.

В частности, договор может считаться первичным учетным документом, если он составлен не в виде единого документа, подписанного сторонами, а в виде счета на оплату (инвойса), которым оформляется уже свершившийся факт хозяйственной жизни (продажа товара, выполнение работы, оказание услуги).

Это вывод подтверждается в Рекомендациях по проведению годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2018 год, приведенных в приложении к письму Минфина России от 21.01.19 № 07-04-09/2654.

Таким образом, счет на оплату (инвойс), направляемый покупателю после отгрузки товара, можно расценивать как первичный документ бухгалтерского учета, если в нем есть все реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете, и форма счета (инвойса) утверждена руководителем организации в качестве «первички». Также см. «Минфин сообщил, обязательно ли составлять акт приема-передачи оказанных услуг».

Как исправлять «первичку»

Как быть, если при составлении первичного учетного документа была допущена ошибка? Как правильно внести изменения в документ?

Прежде всего, бухгалтеру нужно помнить, что есть группа «первички», которую в принципе нельзя исправлять. Речь идет о кассовых и банковских документах (приходные и расходные ордера, платежные поручения и т.п.).

Запрет на изменение этих документов установлен в пункте 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У и в пункте 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29.07.

98 № 34н).

Обратите внимание: при заполнении платежек на уплату налогов или взносов ошибок можно избежать, если формировать платежки автоматически. Некоторые веб-сервисы для сдачи отчетности (например, «Контур.

Экстерн») позволяют сформировать платежку в один клик на основе данных из декларации (расчета) или присланного инспекций требования об уплате налога (взноса).

Все необходимые обновления — реквизиты получателя и отправителя, актуальные КБК, коды для статуса плательщика — своевременно устанавливаются в сервисе без участия пользователя. При заполнении платежки все актуальные значения подставляются автоматически.

Автоматически сформировать платежку на уплату налога по данным из декларации и сдать отчетность через интернет

Также не допускается внесение исправлений в бланки строгой отчетности, выдаваемые вместо чеков ККТ.

Об этом сказано в пункте 10 Положения о порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359).

Соответственно, если в любом из указанных документов была допущена ошибка, то испорченный документ к исполнению не принимается. Взамен него необходимо составить новый первичный учетный документ.

При этом в отношении БСО установлено дополнительное требование: «бракованный» бланк следует перечеркнуть и подшить в книгу учета бланков за день заполнения. Отдельно отметим, что авансовый отчет и кассовая книга не являются кассовыми документами. Поэтому на них запрет на внесение исправлений не распространяется.

Ошибка, допущенная в авансовом отчете, кассовой книге или любых других первичных бухгалтерских документах (за исключением тех, о которых было сказано выше), должна исправляться с сохранением документа (его реквизитов).

Полностью заменить испорченный документ на новый в этих случаях уже нельзя (письмо Минфина России от 23.10.17 № 03-03-10/69280; см. «Минфин: первичный документ, составленный с ошибкой, нельзя заменять новым документом»).

Исправление ошибок возможно двумя способами.

Первый вариант прямо зафиксирован в законодательстве и предполагает внесение исправлений непосредственно в сам первичный документ. Неправильные данные зачеркиваются одной чертой и отдельно вписываются верные.

Затем ставится дата, делается надпись «Исправлено» и проставляются подписи тех же лиц, что изначально подписали документ, с указанием их фамилий и инициалов (п. 7 ст. 9 Закона о бухучете, п.

 16 Положения по ведению бухучета).

Обратите внимание: если «первичка» была составлена в нескольких экземплярах (например, один экземпляр для организации, а другой — для ее контрагента), то исправления в вышеуказанном порядке нужно внести в каждый экземпляр. Без этого изменения не будут иметь законной силы (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 30.06.15 по делу № А43-27322/2014).

Второй способ предложен в письмах ФНС России от 05.03.18 № СД-4-3/4226@ и от 23.03.18 № СД-4-3/5412@, Минфина России от 22.01.16 № 07-01-09/2235.

Чиновники рекомендуют не вносить изменения в первоначальный вариант документа, а составить исправленный первичный документ с тем же номером и датой, что и ошибочный документ.

При этом обязательно нужно указать, что документ является исправленным, а также зафиксировать порядковый номер исправления и его дату. То есть в исправленном первичном документе должна присутствовать строка «Исправление № ___ от «__» ________20__ г.

» (это отличит его от нового документа, составленного взамен ошибочного, ведь, как было сказано выше, в описанной ситуации это недопустимо). Как отмечают чиновники, такой вариант корректировки документа оптимален для электронной «первички».

И в заключение отметим, что несущественные ошибки и опечатки, обнаруженные в первичных документах, можно вообще не исправлять.

К таким ошибкам относятся те, которые не препятствуют идентификации сторон операции и ее основных условий: наименования товара, работ или услуг, стоимости, количества и т.д. (письмо Минфина России от 04.02.

15 № 03-03-10/4547, доведено до налоговых органов письмом ФНС России от 12.02.15 № ГД-4-3/2104@).

Бесплатно вести бухгалтерский и налоговый учет в веб‑сервисе В закладки Поделиться 20 228

Новый ФСБУ 27/2021 про документы в бухучете: что изменилось

ФСБУ 27/2021 ввел нормативные определения базовых терминов в рассматриваемой сфере:

• документы бухгалтерского учета — к ним относятся первичные учетные документы (ПУД) и регистры бухучета;
• документооборот — движение документов бухучета в организации с момента их составления до завершения исполнения (например, использования при составлении отчетности или помещения в архив). Документооборот организует руководитель, с тем чтобы объекты своевременно отражались в бухучете и был невозможен несанкционированный доступ к документам.

Требования к реквизитам документов

Стандарт впервые определил, что такое дата составления ПУД. Она определена как дата подписания документа лицом, совершившим сделку, операцию и ответственным за ее оформление, либо лицом, ответственным за оформление совершившегося события.

Напомним, что первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»).

В этой связи Стандарт устанавливает новое правило: если дата составления ПУД отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, который оформляется этим документом, то наряду с первой (согласно п. 2 ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете) указывается и вторая (пп.

 «б» п. 8 ФСБУ 27/2021).

Также введено понятие «Оправдательный документ». Под ним понимается документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни. На основании оправдательного документа в первичный документ включаются обязательные реквизиты. В качестве примеров оправдательных документов названы кассовый чек, судебный акт и др.

Оправдательный документ может не содержать всех реквизитов первичного (и в этом случае не является таковым), однако его реквизиты должны быть включены в ПУД. Однако если в оправдательном документе содержатся все реквизиты первичного учетного документа, он может использоваться в этом качестве, и тогда оформлять отдельный ПУД не нужно.

Отдельно в Стандарте отмечено, что в ПУД можно включать дополнительные (по отношению к обязательным) реквизиты.

Требования к оформлению документов

Стандартом установлены требования к оформлению документов:

1. Документы бухучета должны быть составлены на русском языке или переведены построчно. Из этого правила появилось исключение: если документ составлен на иностранном языке по закону или правилам страны, где ведется деятельность, построчный перевод не требуется. Перевод нужен будет только для регистра бухучета, если он составлен не на русском языке.
2. Регистры бухучета должны быть составлены в рублях, а если стоимость объекта бухучета выражена в валюте, то в регистр вносится и валютная сумма.
3. Одним ПУД можно оформить несколько связанных фактов хозяйственной жизни. Например, на основании авансового отчета работника по командировочным расходам сразу отражаются расходы на проживание, оплату проезда, суточные, иные расходы в командировке.
4. Длящиеся (начисление процентов, амортизации и т.п.) и повторяющиеся (периодические отгрузки товаров и т.п.) можно оформлять ПУД, которые составляются с определенной периодичностью. Эту периодичность организация выбирает сама исходя из существа таких фактов и требования рациональности. Важно лишь, чтобы они были составлены на отчетную дату, то есть чтобы по состоянию на отчетную дату не было не «закрытых» документами фактов и/или периодов.

Как вносить исправления

Порядок исправления документов бухучета (для случаев, когда вообще можно их исправлять) организация должна определить самостоятельно, но с учетом требований стандарта.

Правила для исправления бумажного документа:

• зачеркиваются неверные данные (текст, сумма и т.п.), и над ними указываются исправленные. Зачеркивать нужно так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое;
• в документ вносится надпись «Исправлено», указываются дата исправления, подписи ответственных лиц и их расшифровки;
• вносить исправления путем подчисток (замазывания, стирания) нельзя.

Если документ электронный, можно либо использовать такой же порядок, как и для бумажных документов, либо составить новый документ. Однако в новом документе:

• должно быть указание на то, что он составлен взамен первоначального;
• должны быть дата исправления, электронные подписи ответственных лиц и их расшифровки (как правило, должности и фамилии с инициалами).

При этом новый документ должно быть невозможно использовать отдельно от первоначального.

Для регистров бухучета предусмотрен дополнительный способ исправления: внесение исправительной записи. Она бывает:

• сторнировочная — на ту же сумму, что и исходная, или на часть этой суммы, но со знаком минус;
• дополнительная — на сумму, дополняющую ошибочную до правильной величины.

Хранение документов и доступ к ним

Стандартом установлены отдельные правила хранения документов бухучета:

1. Хранить их нужно в том виде, в котором они составлены: бумажные — на бумаге, электронные — в электронном виде. Переводить бумажные документы в электронный вид для хранения нельзя.
2. Хранить документы бухучета и содержащиеся в них данные и размещать базы этих данных нужно в России. Но если законы или правила страны ведения деятельности требуют хранить документы на ее территории, это требование нужно соблюдать.
3. Порядок доступа к документам бухучета организация должна разработать самостоятельно, причем о предоставлении доступа к ним нужно информировать главбуха или иное лицо, на которое возложено ведение бухучета (либо лицо, которому ведение бухучета передано по договору).
4. Если документы утрачены или испорчены, следует принять все возможные меры для их восстановления.

О формальностях

В завершение рассмотрим формальные моменты, связанные со вступлением ФСБУ 27/2021 в силу.
Применять новый Стандарт обязательно с 2022 года, но можно принять решение о досрочном применении — для этого потребуется внести соответствующее положение в учетную политику (п. 7 ПБУ 1/2008).

С 2022 года официально утрачивает силу Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 N 105 (Приказ Минфина России от 30.04.2020 N 184). Но очевидно, что при досрочном применении ФСБУ 27/2021 руководствоваться Положением о документах и документообороте уже нельзя.

С даты начала применения ФСБУ 27/2021 фактически утрачивают силу нормы о документах и документообороте, установленные Положением о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Как указал Минфин России в Информационном сообщении от 10.06.2021 N ИС-учет-33, это второе и третье предложения третьего абзаца пункта 9, пункты 12 — 22 этого Положения.

Александр Лавров, аттестованный аудитор